Ulazni računi (i sva popratna dokumentacija koja se prilaže uz taj račun, a služi kao dokaz o izvršenoj usluzi, odnosno o isporuci robe) važna su knjigovodstvena isprava, jer s jedne strane predstavljaju temelj za plaćanje dobavljaču, a s druge strane temelj su za knjiženje obveza i troškova društva. Naime, sukladno članku 66. Općeg poreznog zakona (NN, broj 115/16, 106/18, 121/19, 32/20, 42/20,114/22; dalje u tekstu: OPZ) bilježenje podataka u poslovne knjige mora se temeljiti na urednim i vjerodostojnim knjigovodstvenim ispravama. Smatra se da je isprava za knjiženje uredna kad se iz nje nedvosmisleno može utvrditi mjesto i vrijeme njezina sastavljanja i njezin materijalni sadržaj, što znači narav, vrijednost i vrijeme nastanka poslovne promjene povodom koje je sastavljena. Vjerodostojna je isprava ona koja potpuno i istinito odražava nastali poslovni događaj. Inače se može smatrati da taj knjigovodstveni događaj nije niti nastao.
Nadalje, ukoliko se sukladno Zakonu o računovodstvu i Općem poreznom zakonu, a i Zakonu o porezu na dodanu vrijednost, ti računi ne vode i ne knjiže potpuno, točno, pravodobno i uredno, može doći do neželjenih posljedica za društvo i odgovornu osobu društva. Primjerice, Porezna uprava može u tijeku poreznog nadzora temeljem članka 92. OPZ-a procijeniti poreznu osnovicu za obračun poreza. Naime, tim je člankom propisano da ako porezno tijelo ne može utvrditi poreznu osnovicu na temelju poslovnih knjiga i evidencija, mora je procijeniti. Porezno tijelo procijenit će poreznu osnovicu, između ostalog:
- ako porezni obveznik ne može predočiti knjige ili evidencije koje je dužan voditi prema poreznim zakonima,
- ako porezni obveznik ne izdaje propisane račune ili ne vodi poslovne knjige točno, uredno i pravodobno,
- ako porezni obveznik podatke za oporezivanje ne može dokazati vjerodostojnom dokumentacijom.
Stoga, ne čudi što mnoga društva imaju strogo propisana pravila i procedure za zaprimanje i evidentiranje ulaznih računa. U tim su pravilima i procedurama detaljno opisani svi koraci (hodogram aktivnosti) u tom procesu, koji primjerice mogu biti: zaprimanje računa, formalna i matematička kontrola, suštinska kontrola, povrat računa dobavljaču kada nije zadovoljena suštinska kontrola, dostava računa na potpis (primjerice direktoru ili voditelju nabave i sl.), dostava ispravnog računa računovodstvenom odjelu, kontiranje, knjiženje i plaćanje računa te na kraju procesa arhiviranje računa.
Kontiranje i knjiženje računa važan je posao računovođa te iako svi danas koriste softverska…
